Gestão de documentos laborais no Departamento de Pessoal: Compliance Trabalhista como estratégia de mitigação de riscos legais e potenciais responsabilidades administrativas e jurídicas.
Resumo
A gestão adequada dos documentos laborais constitui elemento essencial para o cumprimento das obrigações trabalhistas, a preservação da segurança jurídica e o fortalecimento dos controles internos nas organizações. Desse modo, esta pesquisa teve como objetivo analisar a gestão de documentos laborais no contexto normativo brasileiro, à luz da adoção do Compliance Trabalhista no Departamento de Pessoal (DP), investigando de que forma essa integração pode contribuir para a organização dos processos, o aperfeiçoamento dos controles internos e a mitigação de riscos legais e potenciais responsabilizações administrativas e judiciais. Adotou-se abordagem qualitativa, de caráter exploratório e descritivo, desenvolvida por meio de revisão bibliográfica, exame de documentos legais e normativos, análise jurisprudencial e estudo de caso realizado em uma empresa do setor varejista de peças e acessórios automotivos localizada em Pernambuco. No estudo de caso, foram utilizados levantamento documental, mapeamento do fluxo de documentos e checklist de conformidade normativa, possibilitando a identificação de fragilidades e não conformidades relacionadas à gestão documental trabalhista. Os achados foram submetidos à matriz de probabilidade e impacto para classificação e priorização dos riscos documentais. Com base nesses resultados, foram propostas medidas de adequação fundamentadas em pilares do Compliance Trabalhista, complementadas pela utilização do Programa 5S e da ferramenta 5W2H como instrumentos de suporte operacional e planejamento. Concluiu-se que a integração entre a gestão de documentos laborais e o Compliance Trabalhista pode contribuir para o fortalecimento dos controles internos, para o aprimoramento das práticas documentais e para a mitigação de riscos legais e potenciais responsabilizações administrativas e judiciais.